Política de privacidad

Última actualización: 25 de octubre de 2026

En resumen

SAO Vox es una central telefónica en la nube para empresas: extensiones, llamadas, grabaciones, buzón de voz, mensajería interna y reuniones de video. La opera Relacional Soluciones Tecnológicas S.A. (Costa Rica).
Sobre lo que pasa por la central de cada empresa (llamadas, grabaciones, buzón, mensajes y reuniones), la empresa decide y nosotros lo tratamos por su encargo. Sobre la cuenta de las personas que usan SAO Vox, somos responsables nosotros.
No vendemos datos personales. El sitio, el portal y la aplicación no tienen rastreadores de publicidad ni servicios de analítica de terceros.
Nuestros servidores están en Estados Unidos.
Para cualquier consulta sobre tus datos, escribe a info@sao-cr.com.

1. Quiénes somos

SAO Vox (el «Servicio») es operado por Relacional Soluciones Tecnológicas S.A., cédula jurídica 3-101-851922, con domicilio en San José, Costa Rica («nosotros»). Puedes contactarnos en info@sao-cr.com.

El Servicio incluye el sitio sao-vox.com, el portal de cada empresa, el teléfono que funciona en el navegador y la aplicación SAO Vox para Android. Esta política explica qué datos personales tratamos cuando las empresas y sus usuarios usan el Servicio, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y qué derechos tienen las personas.

2. Nuestro papel

Información de cuenta. Sobre la información de las personas que usan el Servicio (los Usuarios de cada empresa), nosotros decidimos cómo se trata: somos el responsable.
Datos del Cliente. Sobre la información que pasa por la central de cada empresa o que la empresa guarda en ella (sus llamadas, grabaciones, mensajes de voz, contactos, mensajes internos y reuniones), la empresa es la responsable y nosotros actuamos como su encargado (o proveedor de servicios): tratamos esa información solo para prestarle el Servicio a esa empresa y siguiendo sus instrucciones.

Si llamaste a una empresa que usa SAO Vox, o ella te llamó, la política de privacidad de esa empresa explica cómo usa tus datos. Consulta la sección 10 para ejercer tus derechos.

3. Información que tratamos

3.1 Información de cuenta

Registro: cuando una empresa crea su cuenta en sao-vox.com, el nombre de la empresa y su país; y de la persona que la crea, su nombre, correo electrónico, teléfono y contraseña.
Usuarios: de cada Usuario que crea la empresa, su nombre, correo electrónico, el número de su extensión, su rol y sus permisos. Guardamos las contraseñas solo como un hash de un solo sentido, nunca en forma legible. Si el Usuario activa la verificación en dos pasos, guardamos cifrada la clave que la genera.
Sesiones y seguridad: por cada sesión abierta, la fecha, la dirección IP y la información del navegador o del dispositivo; los intentos de inicio de sesión, para limitar los fallidos; y los enlaces y códigos QR de acceso a la aplicación, que sirven una sola vez.
Comunicaciones: los mensajes que nos envías, por ejemplo para pedir soporte.
Pagos: cuando la empresa paga su suscripción con tarjeta, el nombre y el correo de facturación. Los datos de la tarjeta se ingresan en el formulario de nuestro procesador de pagos, ONVO Pay, y no pasan por nuestros servidores.

3.2 Datos del Cliente que tratamos por encargo de las empresas

Llamadas: los números de teléfono de origen y de destino, la fecha, la hora, la duración, la dirección y el resultado de cada llamada, y la extensión, el Usuario o la cola que la atendió.
Grabaciones: si la empresa activa la grabación, el audio de las llamadas, con la voz de cada parte en un canal distinto.
Buzón de voz: los mensajes que dejan quienes llaman y, si la empresa lo configura, el aviso por correo electrónico de cada mensaje y de las llamadas perdidas.
Contactos: la agenda de la empresa, con el nombre, la organización, el correo electrónico y los teléfonos de cada contacto, y los campos adicionales que envíe el sistema de la empresa, que la empresa carga o trae de su propio sistema.
Mensajería interna: los mensajes, fotos, archivos y notas de voz que intercambian los Usuarios de la empresa entre sí.
Reuniones de video: el audio y el video en vivo de quienes participan, y un registro de cada sala con su título, el nombre con que entra cada participante, incluidos los invitados por enlace, y cuándo entra. Las reuniones no se graban.
Configuración de la central: los menús de voz, las colas, los horarios, las reglas de desvío y los audios que sube la empresa, como saludos y música en espera.
Actividad de los agentes: cuándo se conecta cada agente de una cola, sus pausas y las llamadas que atiende, para los reportes de la empresa.
Calidad y diagnóstico: medidas técnicas de cada llamada, como la pérdida de paquetes y la variación del retardo, y una copia de la señalización de las llamadas (que incluye los números, las direcciones IP y el equipo usado), para resolver fallas.

3.3 La aplicación para Android

Guarda en el teléfono la sesión, en el almacén cifrado de Android, y la lista de llamadas recientes (número, nombre, dirección, hora, duración y resultado, hasta 200), excluida del respaldo de Android. Las dos se borran al cerrar sesión. Después de cerrarla solo queda el identificador de la empresa, para no volver a escribirlo.
Usa el micrófono para las llamadas, las reuniones y las notas de voz; la cámara para el video de las reuniones y las fotos que eliges adjuntar; Bluetooth para los audífonos; y las notificaciones para avisarte de las llamadas y reuniones en curso.
No lee tus contactos, tu registro de llamadas, tus mensajes, tu ubicación ni los identificadores del teléfono, y no graba las llamadas.
Cuando la aplicación avise de las llamadas y los mensajes nuevos con notificaciones push, guardaremos el token de notificaciones de tu dispositivo.

3.4 Información técnica

La dirección IP, el tipo de navegador y de dispositivo, y la fecha y la hora de cada solicitud, que nuestros servidores registran en sus bitácoras, y las bitácoras de errores del Servicio.
El almacenamiento local que se describe en la sección 13.

No usamos servicios de analítica ni de reporte de errores de terceros.

4. Cómo usamos la información

Finalidad	Información	Base legal, cuando la ley exige una
Prestar el Servicio: extensiones, llamadas, grabaciones, buzón, mensajería, reuniones y reportes	Información de cuenta y Datos del Cliente	Ejecución del contrato con la empresa; en los Datos del Cliente, las instrucciones de la empresa
Mantener la calidad de las llamadas y resolver fallas	Medidas de calidad, señalización e información técnica	Ejecución del contrato; interés legítimo en mantener el Servicio funcionando
Proteger las cuentas: inicio de sesión, límites a los intentos fallidos, bloqueo de abusos y registro de auditoría	Información de cuenta y técnica	Interés legítimo en mantener seguro el Servicio; obligaciones legales
Soporte: atender solicitudes y resolver problemas	Información de cuenta y, cuando es necesario, Datos del Cliente	Ejecución del contrato; interés legítimo
Correos del Servicio: verificación del correo, bienvenida, invitaciones, avisos de buzón y de llamadas perdidas, avisos sobre el cupo de extensiones, alertas y reportes que pide la empresa	Nombre, correo electrónico y el contenido de cada aviso	Ejecución del contrato
Cobrar la suscripción	Datos de facturación	Ejecución del contrato
Cumplir la ley, llevar los registros contables y defender reclamos legales	Lo que exija cada obligación	Obligación legal; interés legítimo

Miembros autorizados de nuestro equipo pueden acceder a la información de una empresa desde nuestra administración del Servicio para dar soporte, investigar un problema o cumplir la ley. Esos accesos quedan en un registro de auditoría.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad y no tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos legales o similarmente significativos sobre las personas.

5. Inteligencia artificial

El Servicio está preparado para ofrecer funciones con inteligencia artificial, como la transcripción de llamadas y la creación de audios a partir de un texto. Hoy ninguna está activa, y mientras no lo estén el Servicio no envía información a proveedores de inteligencia artificial. Antes de activarlas actualizaremos esta política para decir qué funciones son, qué información envían y a qué proveedores.

6. Con quién compartimos información

Compartimos datos personales solo con los proveedores que nos ayudan a operar el Servicio, y solo la información que cada uno necesita para prestarnos su servicio. La central, la mensajería interna, las reuniones de video y las capturas de diagnóstico funcionan en nuestros propios servidores, no en servicios de terceros.

Proveedor	Para qué	Ubicación
Vultr	Servidores, bases de datos, almacenamiento de archivos (grabaciones, mensajes de voz y audios) y respaldos	Estados Unidos
HostDime.com, Inc.	Alojamiento del servidor de correo que envía los correos del Servicio, desde info@sao-cr.com	Estados Unidos
ONVO Pay	Cobro de la suscripción con tarjeta: el nombre y el correo de facturación de la empresa	Costa Rica
Google (Firebase Cloud Messaging)	Cuando la aplicación use notificaciones push: entregar los avisos de llamadas y mensajes al teléfono, con el token del dispositivo y el texto del aviso	Estados Unidos

La información también fluye hacia los servicios que cada empresa elige conectar, que la tratan bajo sus propios términos:

el operador de telefonía (troncal SIP) que contrata la empresa, que recibe los números y el audio de las llamadas hacia y desde la red telefónica;
SAO CRM y los demás sistemas que la empresa conecta por medio de nuestra API, de la consulta antes de dirigir una llamada o de las direcciones web que configura para recibir avisos de eventos (webhooks);
las personas a las que un Usuario envía el enlace de invitado de una reunión.

También podemos divulgar información cuando la ley o una autoridad competente lo exija, para proteger los derechos y la seguridad de las personas o del Servicio, o a un comprador o sucesor si nuestro negocio se fusiona o se vende, que deberá respetar esta política.

7. Transferencias internacionales

Estamos establecidos en Costa Rica, nuestros servidores están en Estados Unidos y nuestros proveedores pueden tratar datos en otros países. Cuando se transfieren datos personales a otro país, aplicamos las salvaguardas que exige la ley aplicable, como las cláusulas contractuales tipo incluidas en los términos de tratamiento de datos de nuestros proveedores.

8. Cuánto tiempo conservamos la información

Información	Cuánto tiempo
Información de cuenta y Datos del Cliente	Mientras la cuenta de la empresa esté activa. Cuando la cuenta se cierra, o sigue suspendida por falta de pago o porque terminó su prueba gratuita, la conservamos intacta durante 12 meses desde el cierre o la suspensión, para que la empresa pueda volver y continuar donde se quedó. Pasado ese plazo, nuestro equipo la elimina. Lo hacemos a mano, no de forma automática, por lo que puede ocurrir algún tiempo después de que terminen los 12 meses. La empresa puede pedirnos que la eliminemos antes, como se describe en Eliminación de datos.
Usuario dado de baja por su empresa	Su contraseña, su verificación en dos pasos, su extensión y la configuración de esa extensión se borran de inmediato. Las llamadas, los mensajes de voz y los mensajes internos en que participó se quedan con la empresa, como parte de su historial.
Historial de llamadas	Mientras la cuenta de la empresa esté activa.
Grabaciones de llamadas	El plazo que elige la empresa, hasta el máximo de su plan: 90 días en el plan Esencial y 1 año en los planes Profesional y Contact Center. Si la empresa no elige un plazo, o elige uno mayor, vale el máximo de su plan. Al vencer el plazo se eliminan automáticamente. El detalle de la llamada permanece en el historial.
Mensajes del buzón de voz	90 días de forma predeterminada; si la empresa configuró la grabación de llamadas, el mismo plazo de sus grabaciones. Al vencer se eliminan automáticamente.
Mensajería interna	El plazo que elige la empresa, de 1 día a 10 años o sin límite, hasta el máximo de su plan: 90 días en el plan Esencial y 1 año en el Profesional. Si no elige, 1 año. Al vencer, los mensajes se eliminan automáticamente, con sus fotos, archivos y notas de voz.
Reuniones de video	No se graban: el audio y el video solo existen mientras dura la reunión. El registro de cada sala se conserva mientras la cuenta de la empresa esté activa.
Copias de la señalización y de las medidas de red de las llamadas	30 días. Luego se eliminan automáticamente.
Medidas de calidad de las llamadas	90 días.
Actividad de los agentes	100 días.
Registro de auditoría de nuestra administración	365 días.
Bitácoras del servidor web	14 días.
Bitácoras de la aplicación	Se reemplazan por tamaño, con un máximo de 100 MB por servicio; las más antiguas se borran automáticamente.
Respaldos	Hasta 35 días. La información que eliminamos desaparece de los respaldos cuando estos vencen, como máximo 35 días después de la eliminación.
Enlaces para activar la cuenta o restablecer la contraseña	Vencen a las 72 horas.
Enlaces y códigos QR de acceso a la aplicación	Vencen a los 7 días y sirven una sola vez.

Podemos conservar alguna información por más tiempo cuando la ley lo exija, por ejemplo los registros contables.

9. Cómo protegemos la información

Las conexiones al Servicio se cifran con HTTPS, y las de la central, la mensajería y las reuniones, con WSS.
La voz y el video entre el navegador o la aplicación y nuestros servidores viajan cifrados con DTLS-SRTP. Entre nuestros servidores y el operador de telefonía de la empresa, las llamadas viajan como en la red telefónica pública.
Las contraseñas se guardan como hashes de un solo sentido, y las claves de la verificación en dos pasos y los secretos de las integraciones se guardan cifrados.
La información de cada empresa está separada lógicamente de la de las demás, y dentro de una empresa el acceso depende del rol de cada Usuario. De forma predeterminada, nadie puede leer los mensajes internos de otros Usuarios.
Los intentos de inicio de sesión y de registro están limitados, y bloqueamos las direcciones que intentan abusar del Servicio.
Hacemos un respaldo diario, que se guarda en un servicio de almacenamiento aparte.
El acceso de nuestro equipo a la información de los clientes es restringido y queda registrado.

Ningún sistema es completamente seguro, pero trabajamos de forma continua para prevenir, detectar y corregir vulnerabilidades.

10. Tus derechos

Según dónde vivas, puedes tener derecho a acceder a tus datos personales, corregirlos, eliminarlos, recibir una copia en un formato portable, oponerte a ciertos tratamientos o restringirlos, retirar tu consentimiento y presentar una queja ante una autoridad de protección de datos.

Usuarios del Servicio: quien administra la cuenta de tu empresa puede corregir tus datos o darte de baja. Para cualquier otra cosa, escribe a info@sao-cr.com.
Empresas: los administradores pueden exportar desde el portal sus tablas, como el historial de llamadas. Para obtener una copia completa de tu información o para eliminarla, escríbenos.
Personas que llamaron a una empresa que usa SAO Vox, o a las que ella llamó: envía tu solicitud a esa empresa, que decide sobre tus datos. Si nos escribes a nosotros, le enviaremos tu solicitud a la empresa y la ayudaremos a responder.

Responderemos dentro de los plazos que fije la ley aplicable, y podemos pedirte información para confirmar tu identidad. Puedes actuar por medio de un representante autorizado. No te trataremos de forma distinta por ejercer tus derechos.

11. Información para regiones específicas

Costa Rica: puedes ejercer los derechos que reconoce la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y presentar quejas ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).
Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza: las bases legales de cada finalidad están en la sección 4, y puedes presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de tu país.
Brasil: puedes ejercer los derechos que reconoce la Ley General de Protección de Datos (LGPD) y presentar quejas ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD).
California y otros estados de EE. UU.: no vendemos ni compartimos información personal para publicidad conductual entre contextos. La sección 3 describe las categorías de información y sus fuentes, la sección 4 las finalidades y la sección 6 quién la recibe. En los Datos del Cliente, actuamos como proveedor de servicios de la empresa.

Si vives en otro lugar, la ley local puede darte derechos similares; escríbenos para ejercerlos.

12. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y no a menores de edad. Los Usuarios deben tener al menos 18 años. Cada empresa es responsable de la información que guarda sobre sus propios clientes, incluidos los menores.

13. Cookies y almacenamiento local

El Servicio no usa cookies. Usa solo lo que necesita para funcionar:

en el portal, el almacenamiento de la sesión del navegador, que guarda tu sesión iniciada mientras la pestaña está abierta y se borra al cerrarla;
el almacenamiento local del navegador, para recordar el tema claro u oscuro y la empresa con la que entraste;
en el teléfono del navegador, el almacenamiento local guarda la lista de tus llamadas recientes, los dispositivos de audio que elegiste y si la supresión de ruido está activa. Quedan en ese navegador hasta que borras sus datos;
en la aplicación para Android, lo que se describe en la sección 3.3.

No usamos cookies ni almacenamiento de publicidad o de analítica.

14. Incidentes de seguridad

Si un incidente de seguridad afecta datos personales, actuaremos para contenerlo, avisaremos sin demora indebida a las empresas afectadas para que puedan cumplir sus propias obligaciones, y avisaremos a las autoridades competentes y a las personas afectadas cuando la ley lo exija.

15. Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio en esta página y actualizaremos la fecha al inicio. Si un cambio es importante, se lo avisaremos a las empresas por correo o en el Servicio antes de que entre en vigor.

16. Contacto

Relacional Soluciones Tecnológicas S.A. · Cédula jurídica 3-101-851922 · San José, Costa Rica · info@sao-cr.com